Pokud máte napsat obchodní dopis na konkrétní osoby zastupující organizaci, spusťte zprávu s léčbou. V obchodě korespondence je vhodné používat slovo "respekt". Pokud zapnete v dopise na počtu osob nebo jmen zástupců určení nevíte, použití písmene "Vážený pane" nebo "Vážení" (v případě, že jazykové zpráva - English).
Po ošetření nejde přímo na otázku, kterou se bude řešit dopisu. Za prvé, napsat několik vět, které ukazují svůj postoj k organizaci určení. Můžete použít standardní fráze jako: "Naše společnost vyjadřuje respekt a chce prosperitu pro vaše podnikání."
V případě, že organizace, ve kterém píšete, nebo jeho zástupci v nedávné minulosti poskytovala služby vaše firma dodává zboží nebo k ní přispěl v jakémkoli procesu, ujistěte se, že jim poděkovat za to na začátku dopisu. Můžete napsat: "Vyjadřujeme uznání vás ...", "vděčně uznává ...". V této části pouze jeden návrh, a to zejména v případě, chcete uvést konkrétní zaměstnance organizace, zhotovitele, napsat samostatný děkovný dopis.
Teprve po všech těch nejlepších přání příjemce a jeho zástupci jít k jádru věci. V tomto kousku psaní je vhodné použít "Tímto bychom Vás informovali, ..." "Pozor prosím ...". I v případě, že problém, který způsobil psaní dopisu, nepříjemný nebo způsobuje konflikt mezi organizace sledovat na dopis všechna pravidla zdvořilosti, být taktní.